Persidangan dapat diartikan sebagai sarana tempat mengkomunikasikan ide/gagasan dalam kerangka pengambilan keputusan yang bersifat mengikat, baik untuk internal organisasi, maupun organisasi yang berada dibawah organisasi tertinggi tersebut. Oleh karena itu dalam persidangan, setiap peserta akan terlibat dalam pengambilan keputusan yang memiliki implikasi yang sangat penting bagi organisasi tersebut. Setiap peserta sidang akan diberi kesempatan untuk bernegosiasi dan memancing ide dalam kerangka menarik perhatian dan mempengaruhi peserta lain guna mengikuti apa yang diinginkan oleh peserta tersebut.
Berdasarkan pemahaman diatas, terbersit pertanyaan dalam diri kita, pada organisasi/forum manakah persidangan itu sering dilakukan? Pada dasarnya persidangan sering dilakukan pada organisasi-organisasi yang lebih bersifat menentukan arah dan kebijakan organisasi tersebut. Oleh karena itu, persidangan sering dilakukan pada organisasi legislative atau perwakilan, seperti Dewan Perwakilan Rakyat, Badan Perwakilan Mahasiswa, maupun organisasi lainnya.
Bentuk-bentukPersidangan
Dalam suatu persidangan, tentunya memiliki aturan main yang tidak dapat dilanggar oleh organisasi tersebut. Oleh karena itu, dalam persidangan pada dasarnya memiliki bentuk-bentuk persidangan yang mengatur dan menentukan keputusan yang diambil. Berdasarkan pemahaman tersebut, maka dalam persidangan, pada umumnya terdapat tiga bentuk persidangan yaitu:
a) Sidang Pleno.
Sidang Pleno merupakan sidang rutin yang sering dilaksanakan oleh oleh suatu organisasi dalam kerangka membahas dan mengambil keputusan yang berkenaan dengan kegiatan-kegiatan Rutin suatu organisasi. Contoh dalam internal lembaga kemahasiswaan, kita sering mendengar dan melihat Badan Eksekutif Mahasiswa melakukan sidang pleno dalam rangka pemilihan ketua BEM atau Ketua MM, penetapan hirarki peraturan lembaga Kemahasiswaan, (Kalo di kampus ane namanya SUM PEMIRA a.k.a Sidang Umum Mahasiswa dan Pemilihan Mahasiswa Raya)
b) Sidang istimewa
Sidang Istimewa merupakan persidangan yang dilakukan oleh suatu organisasi dalam kerangka pengambilan keputusan yang bersifat mendesak dan berada dalam keadaan genting. Misalnya dalam sebuah kampus ketika Ketua BEM atau ketua SENAT sudah tidak sanggup lagi untuk memimpin kelembagaannya maka sidang istimewa akan diadakan.
dalam negara kita pun telah terjadi beberapa kali sidang istimewa
c) Sidang Komisi
Sidang komisi adalah sidang yang hanya terjadi di dalam suatu kelompok kecil di organisasi. di dalam sebuah kelembagaan mahasiswa di setiap kampus ada beberapa unit kegiatan mahasiswa atau UKM. Biasanya mereka akan melakukan sidang komisi ini sebelum adanya sidang Pleno yang diadakan BEM.
Kriteria Pimpinan Sidang
1) Pimpinan Sidang Harus ganjil
2) Pimpinan sidang harus berwibawa, tegas dan tidak gagap
3) Pimpinan sidang harus tahu kapan waktu yang tepat untuk menghentikan, mempending, dan membubarkan persidangan apabila suasana sudah tidak kondusif
Mekanisme Persidangan
Setiap organisasi, mempunyai aturan tersendiri dalam melaksanakan persidangan baik dari segi kuorum, maupun dari segi teknis pelaksanaannya. Untuk memudahkan kita untuk memahami mekanisme persidangan, maka akan diambil contoh mekanisme persidangan yang berlaku di Badan Eksekutif Mahasiswa (BEM). Dalam BEM, mekanisme persidangannya diatur sebagai berikut :
Persidangan BEM
1). BEM bersidang sekurang-kurangnya satu kali dalam enam bulan.
2). Sebelum sidang dimulai setiap anggota menandatangani daftar hadir.
3). Sidang dianggap sah apabila dihadiri oleh setengah plus satu jumlah anggota.(Kourum)
4). Apabila sidang pertama tidak memenuhi kuorum maka diadakan Voting untuk mengambil keputusan
5). Sidang diadakan atas undangan Pimpinan BEM atau atas usul sekurang-kurangnya 11 (utusan) dari 11 anggota BEM yang ada atau 1/3 ( sepertiga ) dari jumlah anggota BEM.
6). Setiap anggota BEM yang berhalangan hadir dalam persidangan harus memberitahukan secara tertulis/maupun lisan dan dapat dipertanggungjawabkan kepada Pimpinan BEM.
7). Sebelum sidang dibuka, bahan-bahan untuk rapat sudah harus disampaikan kepada anggota sekurang-kurangya satu hari sebelum sidang.
8). Setiap peserta sidang dapat mengusulkan agendanya apabila dipandang perlu.
9). Surat-surat masuk dan keluar dibicarakan dalam rapat apabila dianggap perlu.
Sifat Persidangan
1) Sidang Tertutup, adalah persidangan yang dilakukan oleh suatu organisasi, dimana hasil permbicaraan yang dilakukan tersebut bersifat tertutup dan hanya diketahui oleh Pimpinan atau Anggota Organisasi tersebut dan pembicaraan tidak boleh diumumkan, kecuali sidang memutuskan untuk diumumkan seluruhnya atau sebagian.
2) Sidang Terbuka, adalah persidangan yang dilakukan secara terbuka dengan mengundang pihak lain yang dipandang memiliki keterkaitan dengan materi pembicaraan dalam sidang. Pada persidangan ini, hasilnya boleh diumumkan secara terbuka dan dapat diketahui oleh pihak lain diluar organisasi tersebut. Oleh karena itu dalam persidangan terbuka pihak-pihak yang diundang biasanya disebut Undangan atau peninjau.
Tata Cara dalam Persidangan
1) Persidangan bersifat musyawarah untuk mufakat.
2) Persidangan dipimpin oleh Pimpinan sidang.
3) Peserta sidang berbicara setelah mendapat izin dari Pimpinan sidang.
4) Peserta sidang tidak boleh diganggu selama berbicara.
5) Pimpinan sidang dapat mengenakan ketentuan mengenai lamanya para
anggota berbicara.
6) Bilamana pembicaraan melampaui batas waktu yang ditetapkan Pimpinan sidang dapat memperingatkan pembicaraan supaya mengakhiri pembicaraannya dan pembicara harus menaati ketentuan itu.
7) Setiap waktu dapat diberi kesempatan interupsi pada anggota untuk :
a. Meminta penjelasan duduk perkara yang sebenarnya. (Point Of Klarifikasi)
b. Menjelaskan soal-soal yang menyangkut dirinya. (Point Of Clearing)
c. Mengajukan usul prosedur mengenai soal yang sedang dibicarakan. (Point Of Order)
d. Mengajukan usul untuk meminta penundaan sementara Permusyawaratan.
Ketukan - Ketukan dalam sidang
3 X ketukan untuk membuka dan menutup Persidangan
2 X ketukan untuk pending sidang dlam waktu yang tidak di tentukan
1 X ketukan untuk mengesahkan setiap point dan pending sidang dalam waktu 1x5 menit, 1x10 menit dst.
1 X ketukan untuk mengalihkan sidang ke Presidium sidang yang lain..
Penutup
Dalam mempelajari teknik dan mekanisme persidangan, tidaklah cukup kita memahami sampai dalam ruangan ini saja, oleh karena itu dalam memahami bentuk dan mekanisme persidangan yang dibutuhkan adalah ketekunan dan kemauan kita dalam mempelajari semua ini.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar